Alle zorg- en welzijnsinstellingen krijgen te maken met nieuwe vormen van zorg. Dit komt door de stijgende zorgvraag, terwijl er niet oneindig meer nieuwe medewerkers bijkomen.

Hoe los je dat op? Eén manier om dat te doen is: meer digitalisering. Maar het gebruiken van de nieuwe digitale tools is niet zomaar geregeld. Daarom is in Lifeport Regio Arnhem Nijmegen een start gemaakt met het project Digitaal integraal met impact.

Waar lopen zorginstellingen tegenaan?

Een voorbeeld: een verpleeghuis is wel eens een inwoner kwijt. Nu komt het in contact met een bedrijf dat hiervoor GPS-bandjes ontwikkelde, die het personeel kan aflezen via een speciaal ontwikkeld systeem. Het verpleeghuis schaft dit aan, een flinke investering, en vervolgens moet iedereen daarmee leren werken. Dat levert een hoop onrust op in de organisatie en als je niet oppast ligt het na drie jaar te verstoffen in een kast omdat het toch niet handig bleek te zijn.

Een ander voorbeeld: de robot Tessa, die tegen mensen praat en hen helpt structuur in de dag te brengen. Als iemand in de dagbesteding zo’n tool krijgt en vervolgens niet mag meenemen naar een andere instelling, omdat het robotje uit het budget van de dagbesteding komt, ben je weer terug bij af.

Strategisch kiezen en implementeren

Kortom: bedrijven ontwikkelen digitale oplossingen, maar die zijn niet zonder meer te implementeren. Soms is de tool te duur, soms werkt het niet voor het personeel, soms zijn onderdelen of batterijen niet verkrijgbaar. Als de implementatie vastloopt op dit soort problemen is het zonde van het geïnvesteerde geld en de moeite.

Door het opstellen van een ‘menukaart’ voor strategisch kiezen én uitvoeren helpt dit project de meer dan honderdvijftig zorginstellingen in onze regio bij het implementeren van digitale tools. Het biedt handvatten en een methode voor een geslaagde en snelle invoering ervan.

De menukaart biedt keuzes uit digitale tools, maar ook kennis over wat er op de werkvloer gebeurt als je een tool inzet. Waar moet je allemaal aan denken en welke scholing is er nodig, hoe regel je dat van te voren?

De menukaart bestaat uit vier fases die met elkaar verbonden zijn. Ze zijn op volgorde onderverdeeld in: strategiesessie, verandersessie, uitvoering veranderplan, evaluatiesessie.

De fases zijn ieder op hoofdlijnen uitgewerkt in doel, doelgroep, aanpak, resultaat, benodigde expertise en in te zetten middelen. Zo vormen ze handvatten voor de kwartiermaker om de volgende stap te zetten.

Vijf testcases

Het plan: de uitvoerders van het project werken de menukaart uit door gesprekken met ziekenhuisbestuurders en andere betrokkenen. Hoe zien zij de ontwikkelingen voor de komende tien jaar, hoe zien ze de zorg veranderen, hoe denken ze daar op in te spelen?

Voor het opstellen van de menukaart gebruiken de uitvoerders natuurlijk ook bestaande onderzoeken en praktijkervaringen, op de HAN en ROC Nijmegen is hierover al veel kennis en ervaring aanwezig.

Vervolgens proberen ze samen met vijf zorginstellingen in de regio uit hoe deze menukaart-methode werkt. Met de resultaten van deze testcases voeren ze nog een ronde verbeteringen door en daarna gaan ze de menukaart aan de andere 150 regionale zorgorganisaties aanbieden.

Planning

Kwartiermaker Marc Rinkes werkt van november 2023 tot april/mei 2024 aan het vormen van de projectorganisatie. Hij werft financiën en selecteert de eerste vijf zorginstellingen voor de pilot.

Rinkes legt uit: “Ik zal me eerst concentreren op de behoefte en het innovatie-‘ontwikkelingsniveau’ van betrokken organisaties, zorgmedewerkers en hun patiënten/cliënten en inwoners van wijk en dorpskern. Om vervolgens de match te maken met de beschikbare gevalideerde tools en vandaar uit te bepalen welke voorwaarden nodig zijn om de testcase opgezet en uitgevoerd te krijgen.”
Het project gaat  dan medio 2024 van start met de vijf testcases.